外贸客户跟进记不清？用 AI 搭一个一人能管 200 客户的轻量 CRM

外贸最致命的不是没有客户，而是有客户但没有系统——记不清谁报过价、谁要什么产品。

外贸SOHO和小团队几乎都经历过"客户管理崩溃期"：10个客户靠记忆搞定；30个时开始混乱，A客户的问题回答给B客户；50个时开始有客户消失——不是流失，是被遗忘。

正经CRM系统（Salesforce等）贵且复杂。本文告诉你怎么用Notion+AI搭一个轻量但够用的外贸CRM，一个人就能管200+客户。

一、Notion外贸CRM的数据库结构

数据库一：客户总库（核心）

字段

说明

重要程度

Company Name

公司名

必填

Contact Person + Title

联系人和职位

必填

Email / WhatsApp / WeChat

联系方式

必填

Country / Region

国家和地区

必填

Product Interest

关注的产品（多选）

必填

Source

来源：阿里/LinkedIn/展会/转介绍

必填

Stage

阶段：新接触→询价→谈判→成交→流失

必填

Intent Level

意向度：高/中/低

必填

Last Contact Date

上次联系日期

必填

Next Action Date

下次行动日期（提醒用）

必填

Notes

关键信息备注（越详细越好）

建议填

数据库二：沟通记录库

Date（日期）+ Customer（关联到客户库）+ Channel（邮件/电话/微信/会议）

Summary（沟通要点，2-3句话——不要写流水账，写结论）

Action Items（接下来要做的事，有截止日期）

Files（报价单PDF/合同/产品资料的链接）

二、Notion AI让CRM变成智能助手

功能一：每周优先级自动排序

📋 直接可用的提示词

请分析我的Notion客户数据库，

列出本周应该优先跟进的前10个客户：

筛选规则（按优先级）：

① Next Action Date在本周内 → 必须联系

② Intent Level=高 且 Last Contact>14天 → 可能流失

③ Stage=谈判中 → 推进成交

对每个客户输出：

- 为什么现在联系

- 建议的沟通话题/切入角度

- 我上次和他聊到了什么（从Notes里提取）

功能二：客户回复后快速生成跟进内容

📋 直接可用的提示词

客户[公司名]刚回复了以下邮件：

[粘贴客户原文]

请从我的客户记录中提取他的背景信息（Notes字段），

帮我起草一封100-150字的回复邮件：

- 开头体现"我记得上次我们聊过[具体内容]"

- 针对他这封邮件的具体内容回应

- 推进到下一个阶段

- 结尾给出一个明确的下一步动作

英文，专业但有温度。

功能三：月度客户复盘报告

📋 直接可用的提示词

请分析我本月（[X月份]）的所有客户沟通记录：

1. 本月新增了几个客户？来自哪些渠道？

2. 本月成交了几个？总金额？哪个渠道转化率最高？

3. 本月流失了几个？流失的共同原因是什么？

4. 跟进次数最多但尚未转化的Top 5，建议下月怎么处理？

5. 我这个月的时间分配合理吗？

（高意向客户 vs 低意向客户的时间比）

6. 给我3条下个月的改进建议

三、CRM运行节奏——每天只需15分钟维护

时间

动作

耗时

每天上班（5分钟）

查看今日Next Action Date到期的客户，确认今天要联系谁

5分钟

每天下班（5分钟）

把今天的沟通录入沟通记录库，更新Next Action Date

5分钟/客户

每周五（15分钟）

用AI生成下周优先跟进列表

15分钟

每月底（30分钟）

整体客户库清理+月度复盘

30分钟

■ 从无系统到有系统，最难的不是搭建，而是坚持录入

第一周录入时会觉得麻烦，

第一个月后你会发现"这个客户上次说了什么"随时可查，

第三个月后你会不理解以前没有这个系统是怎么活下来的。

习惯一旦建立，系统会自己运转。